E-Ticarette Muhasebeci Seçimi: Bir Matrah Farkı Hikâyesi

2016'da eski blogumda e-ticaret girişimcisinin devlete karşı yükümlülüklerini, beyanname verme sorumluluğunu yazmıştım. O yazılarda kuralları anlatıyordum. Aradan geçen yıllarda öğrendiğim şey ise kuralların tek başına yetmediği oldu: Kuralları sizin işinize doğru uygulayacak kişiyi seçmek de en az onlar kadar önemli. O kişi muhasebeciniz.

Bu sayfayı Kaptan'ın sesinden dinlemek isterseniz:

Vergide ilk karar: Muhasebeci seçimi

E-ticarete başlayan biri genelde ürüne, fotoğrafa, fiyata, kargoya odaklanır. Muhasebe çoğu zaman "bir muhasebeci buluruz" diye sona bırakılır. Oysa vergi konusunda vereceğiniz ilk ve en önemli karar budur. Yanlış seçim, aylar sonra karşınıza ağır bir yük olarak çıkabilir.

Bunu teoriden değil, yaşayarak öğrendim. Aşağıda anlatacağım hikâye de bunun en net örneği.

"E-ticaretçinin muhasebecisi" olmak yetmiyor

Bugün kendini "e-ticaretçinin muhasebecisi" olarak tanıtan pek çok internet sitesi ve büro var. Bazıları gerçekten işini bilir. Ama benim gördüğüm, bir kısmının e-ticaretin ruhunu anlamadığı ve e-ticaretçinin sorunlarını da çözemediği oldu.

Bu tür yerlerde dosyanız çoğu zaman tecrübeli bir mali müşavirin değil, yanında yeni çalışmaya başlamış personelin elinde kalıyor. İşleminizin ne olduğunun farkına varılmıyor. Fark edilmeyen her ayrıntı da sizi gereksiz vergi yükünün altına sokabiliyor.

Yanlış anlaşılmasın: Uzaktan çalışan muhasebeciye karşı değilim. Aslında böyle sitelere ihtiyaç var. Mükellefin derdini anlayan, e-ticaretin hukuki altyapısını bilen, kendini sürekli eğiten ve geliştiren bir uzaktan muhasebe hizmeti e-ticaretçinin işini çok kolaylaştırırdı. Ama bu iş deneyimsiz bir ekiple olmaz. Bugün Türkiye'de bu şekilde düzgün çalışan ve işleyen bir uzaktan muhasebe sistemi maalesef henüz yok. O gün gelene kadar benim tercihim yakındaki, işini bilen muhasebeci.

Günde 200 kargo çıkan işin muhasebesi başka

Bir gün günde 150-200 kargo çıkaracaksınız, bir gün bine ulaşacaksınız. Her siparişin bir faturası, her iptalin ve iadenin bir karşılığı var. Bu kadar işlemi doğru muhasebeleştirecek muhasebeciye ihtiyacınız olacak.

Açık söyleyeyim: Bu hacmi doğru yönetebilen muhasebeci çok değil. İşi büyütmeden önce, büyüyen işi taşıyabilecek birini bulmak gerekiyor.

Bir matrah farkı hikâyesi

Bir gün vergi dairesinden matrah farkıyla ilgili bir e-tebligat geldi. Muhasebecimiz bu farkı, hiçbir şeyi sorgulamadan, olduğu gibi devlete vergi olarak beyan etti. Vergi dairesiyle görüşmedi, rakamların nereden çıktığına bakmadı.

Rakamları kendim incelediğimde meseleyi gördüm: İptal ve iadeler satışlardan düşülmemişti. Yani aslında hiç gerçekleşmemiş satışların vergisi beyan edilmişti. Bunu tespit etmesi gereken mükellef değil, muhasebeciydi. Ama ceketini askıya asıp başka işlere giden bir muhasebeci, bunu ne fark edebildi ne de vergi dairesine anlatabildi.

Ben de doğrudan vergi dairesine, müdüre hanımın yanına gittim. Ona şunu sordum: "Bu matrah farkı nedir, bizden ne istiyorsunuz?" Rakamların üzerinden birlikte geçtik; iptal ve iadelerin düşülmediğini anlattım.

Ben çıktıktan sonra müdüre hanım muhasebecimizi yanına çağırmış. Ardından muhasebecimiz beni aradı: "Matrah farkı beyannamesini verdiğim için müdüre hanım beni çağırdı; verileri doğru analiz etmediğimi söyledi."

Vergi dairesi işini doğru yaptı. Hatayı gören de, düzelten de oydu. Eksik olan, bizim adımıza o rakamlara bakması gereken kişinin dikkatiydi.

Muhasebeci seçerken nelere bakıyorum?

O günden sonra muhasebeci seçerken şu ölçülere bakıyorum:

Yakınınızda olsun. Mümkün olduğunca yerelde, kapısını çalabileceğiniz bir muhasebeci bulun. Sorun çıktığında yüz yüze konuşmak çok şey değiştiriyor.
Ceketini askıya asıp gitmesin. Bazı muhasebeciler mesleği yapıyor görünür ama ceketini sandalyesine asıp başka işlere gider; dosyanızın başında kimse yoktur. Sizin muhasebeciniz işin başında duran, rakamları sorgulayan, "bu fark nereden çıktı" diye soran biri olsun.
Kendini geliştirsin. E-ticaret mevzuatı ve pazaryeri işleyişi sürekli değişiyor. Bunları takip eden, öğrenmeye açık bir muhasebeci seçin.
İptal ve iadeyi bilsin. E-ticarette satışın bir kısmı geri döner. Bunu doğru muhasebeleştiremeyen muhasebeci, olmayan satışın vergisini size ödetebilir.
Dosyanızı kendisi takip etsin. Kimin elinde olduğunu bilmediğiniz bir dosya yerine, işinizi bilen birinin sorumluluğunda olsun.

Bu tarz muhasebecilerle çalışırsanız daha az sorun yaşarsınız. Yaşadığınız sorunları da çoğu zaman onlar sizin yerinize çözer.

Defterden not

Yazdıklarım kendi tecrübem; her işletmenin durumu farklıdır. Vergi ve beyanname konularında güncel mevzuatı Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden takip edin, kararlarınızı mali müşavirinizle birlikte verin. Ama o mali müşaviri seçerken acele etmeyin. İlk kararı doğru verin; sonrası çok daha kolay.

Bir sonraki sayfada görüşmek üzere.

— Kaptan

Ürettiğimiz koltuk minderleri ve koltuk kılıfları sitemizde. Defterin ilk sayfasını okumadıysanız: Pazaryerlerinde 13 Yıl.

Defterin 3. sayfası: E-Ticarette Tedarikçi Seçimi